Seloste tietosuoja-asetuksen mukaisista rekisteritietojen käsittelytoimista

1. REKISTERINPITÄJÄ JA SEN EDUSTAJA

Valamo-säätiö sr toimii henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevan lainsäädännön tarkoittamana rekisterinpitäjänä. Säätiön osoite on Valamontie 42, 79850 UUSI-VALAMO. Rekisterinpitäjän edustajana ja tietosuojavastaavana toimii säätiön asiamies Esko Kervinen, esko.kervinen@kolumbus.fi, puh. 050 64126.

2. KÄSITTELYN TARKOITUS

Valamo-säätiö käsittelee henkilöitä koskevaa rekisteritietoa täyttääkseen sääntöjensä mukaista tehtäväänsä: tukea suomalaisen ortodoksisen kulttuuriperinteen säilyttämistä, tieteellistä tutkimusta ja taiteellista toimintaa. Säätiö on sitoutunut noudattamaan toimiessaan voimassaolevaa henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyvää lainsäädäntöä. Säätiö ei käsittele arkaluonteisia henkilötietoja. Rekisteritietojen käsittelyssä ei sovelleta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

3. KUVAUS REKISTERIRYHMISTÄ JA REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Valamo-säätiö kerää ja käyttää henkilötietoja seuraavissa henkilörekistereissä:

A. APURAHAN HAKIJAT/SAAJAT

Apurahan hakijoiden ja saajien osalta rekisteritietojen keräämisen peruste on oikeutetun etu: ilman tietojen keräämistä apurahahakemusten vastaanotto ja käsittely sekä apurahojen maksaminen ja seuranta eivät ole mahdollista. Apurahan hakijoilta kerätään henkilötiedot: nimi, oppiarvo, postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Apurahan saajilta kerätään lisäksi täydentävinä tietoina henkilötunnus ja tilitiedot apurahojen maksatusta varten. Säätiön hallitus päättää apurahojen jakamisesta. Apurahaa hakeneille tiedotetaan päätöksestä viestillä, joka lähetetään hakemuksessa annettuun posti- tai sähköpostiosoitteeseen. Säätiö on tietyin edellytyksin velvollinen ilmoittamaan apurahan saajien henkilötiedot ja apurahojen suuruudet eläkevakuutusyhtiölle ja verottajalle.

Valamo-säätiö ylläpitää www.valamosaatio.fi -sivuilla luetteloa jakamiensa apurahojen saajista. Luettelossa on vuosittain jaoteltuna apurahan saajan nimi ja apurahan määrä. Luettelon pitämisen perusteena on yleinen etu ja avoimuus: yhteiskunnan tulee saada tietää, mihin säätiö varojaan käyttää.

B. SÄÄTIÖN LUOTTAMUSHENKILÖT

Luottamushenkilöiden rekisteritietojen keräämisen oikeusperusteena sovelletaan säätiölain ja muun lainsäädännön velvoitteita sekä oikeutetun edun perustetta. Tiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään. Luottamushenkilöitä kerätään seuraavat tiedot: nimi, arvo/ammatti, henkilötunnus, postiosoite, verotuskunta, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Rekisterin tietoja käytetään Patentti- ja rekisterihallitukselle ja muille viranomaisille toimitettavaa säätiön toiminnan raportointia, säätiön maksamien korvausten maksua ja säätiön toiminnasta tiedottamista varten.

C. LÄHIPIIRIREKISTERI

Lähipiirin osalta rekisteritietojen keräämisen oikeusperusteena sovelletaan säätiölain velvoitteita. Säätiön luottamushenkilöiltä kerätään tiedot henkilön raportointivelvollisuuden alaisesta lähipiiristä. Säätiön lähipiiriin kuuluvista kerätään seuraavat tiedot: nimi ja syntymäaika sekä henkilön määräysvallassa olevat yhteisöt ja näiden Y-tunnus.

Lähipiirirekisterin tietoja käytetään selvittämään säätiön myöntämien apurahojen ja muiden säätiön suorittamien maksujen mahdollinen kohdentuminen säätiön lähipiirille.

D. YHTEYSTIEDOT

Lahjoittaja- ja muita yhteystietoja kerätään säätiön jatkuvan toiminnan yhteydessä. Yhteystietorekisterin osalta rekisteritietojen keräämisen oikeusperusteena sovelletaan henkilöiden suostumusta. Tiedot kerätään henkilöiden oman ilmoituksen perusteella. Yhteystietorekisteriin kerätään seuraavia tietoja: nimi, sähköpostisoite ja/tai postiosoite. Rekisterin tietoja käytetään mahdollisten kiitoskirjeiden lähettämiseen sekä säätiön toiminnasta tiedottamiseen.

Rekisteröidyn oikeudet hänen tietojaan sisältävän rekisterin osalta:

–  tiedonsaantioikeus

–  tarkastusoikeus

–  oikeus tietojen oikaisuun

–  tietojen siirto-oikeus

–  tietojen poisto-oikeus

 – käsittelyn rajoittamisoikeus

 – käsittelyn vastustamisoikeus

Jos rekisteröity haluaa vedota em. oikeuksiin, hänen tulee ottaa yhteyttä säätiön asiamieheen. Yhteystiedot ovat tämän selosteen alussa.

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄT JA KÄYTTÄJÄT

A.  Apurahan hakijat ja saajat: säätiön asiamies ja apurahamaksatuksia hoitava henkilö Valamon luostarissa. Hakemusten osalta tietoja käsittelee myös säätiön hallitus.

B. Säätiön luottamushenkilöt: säätiön asiamies ja taloushallintoa hoitava henkilö Valamon luostarissa

C. Lähipiirirekisteri: säätiön asiamies ja taloushallintoa hoitava henkilö Valamon luostarissa

D. Yhteystietorekisteri: säätiön asiamies ja taloushallintoa hoitava henkilö Valamon luostarissa.

Säätiön tiedot sijaitsevat tietoturvasuojatuilla palvelimilla, joihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joilla on työtehtäviensä puolesta tarve käsitellä kyseisiä tietoja. Säätiö ja henkilötietoja käsittelevät henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan voimassaolevaa henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyvää lainsäädäntöä. Säätiön paperiset asiakirjat säilytetään lukittavassa tilassa Valamon luostarin taloustoimistossa.

5. TIETORYHMIEN POISTAMISEN SUUNNITELLUT MÄÄRÄAJAT

A. Apurahahakemukset ovat sähköisessä muodossa vain käsittelyyn vaadittavan ajan, sen jälkeen manuaalisesti em. asiakirjavarastossa. Apurahatoiminnan mahdollistamiseksi ja kehittämiseksi, historiatietojen tallentamiseksi ja avoimuuden varmistamiseksi apurahahakemustiedot säilytetään pysyvästi.

B. Säätiön luottamushenkilöt: tiedot säilytetään pysyvästi säätiön historiatietojen tallentamiseksi.

C. Lähipiirirekisteri: tiedot säilytetään pysyvästi säätiön historiatietojen tallentamiseksi.

D. Yhteystietorekisteri: tiedot säilytetään pysyvästi tai kunnes yhteystieto vanhenee/päättyy.

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 4.3.2019.

 

xxxxxxxxxxxxxxxxxxx